de inkoop

Inkoop horeca

 

Bron: khn

*       De markt in volumes

*       Ontwikkeling van grossiers

*       Ontwikkeling van ondernemers

*       Waar zit het grootste voordeel in de inkoopketen

*       Ergernissen t.o.v. grossiers

*       Hoe lang is men gemiddeld klant bij een grossier

*       Besparing door slimmer inkopen

*       Leverfrequentie per week

*       Tijd is geld!

*       Wat betekent een besparing van 2% op de inkoop

*       Verwerkingstijd van 1 factuur

*       Duur van de inkoopadministratie

*       Aantal facturen

*       Wie is verantwoordelijk voor de keuze van een grossier

*       Waarop wordt vergeleken bij de selectie van grossier

*       Bestelling in cijfers

*       Bezorgen of zelf halen?

*       Kostenopbouw van het bestelproces

*       Totale kosten DKW bestelling

*       Het effect

*       De pot verdelen

*       Oplossingsrichting grossiers

*       Oplossingsrichting ondernemers

De markt in volumes

De markt is volgens het Bedrijfschap Horeca & Catering als volgt op te splitsen:

Opbouw van de horeca

Hotel

Restaurant

Cafetaria

Café

Totaal

Aantal bedrijven

2.829

10.386

9.716

18.628

41.559

Inslagpercentage

16%

32%

30%

34%

-

Totale inkoopwaarde

€ 450 milj.

€ 1,2 mld.

€ 870 milj.

€ 750 milj.

€ 3,25 mld.

Omzet excl. BTW

€ 2,8 mld.

€ 3,7 mld.

€ 2,9 mld.

€ 2,2 mld.

€ 11,6 mld.

 

Ontwikkeling van grossiers

*       Fusies en overnames hebben grossiers gedwongen de eigen interne organisatie aan te scherpen;

*       Het aantal grossiers neemt af, echter zij worden wel groter;

*       Het afgezette volume is teruggelopen vanwege de economie en 'lekkage' naar de retail;

*       Grossiers hebben last van teruglopende volumes en een dalende gemiddelde verkoopprijs per product;

*       Klantentrouw neemt af bij vooral foodgrossiers.

Ontwikkeling van ondernemers

*       De markt bestaat voornamelijk uit kleinschalige bedrijven de geheel zelfstandig opereren;

*       Op marketingprincipes gestoelde formules zjin in opkomst, maar maken slechts een klein deel van het totaal uit;

*       Bij de meeste bedrijven is de bedrijfsformule niet vastgelegd. Het culinair product staat centraal;

*       In deze bedrijven ontbreken inkoopprocedures;

*       Een lage gemiddelde leeftijd en het hoge verloop van medewerkers vraagt juist om procedures en richtlijnen;

*       30% van de ondernemers betrekt het grootste deel van de bestelling al 10 jaar of langer van dezelfde grossier.

Waar zit het grootste voordeel in de inkoopketen

Op welk proces kan het meeste bespaard worden?

Prioriteit

Ondernemers

Grossiers

Bestellen

1e

1e

Leveren

2e

2e

Opslag

3e

3e

Facturering

4e

4e

 

Ergernissen t.o.v. Grossiers

De grossier wordt beoordeeld met het rapportcijfer 7,5.

Ergernissen

Hotel

Restaurant

Cafetaria

Café

Totaal

Onvolledige levering

41%

53%

41%

29%

42%

Ander product dan besteld

47%

15%

26%

13%

25%

Producten uit assortiment

13%

25%

30%

21%

22%

Te laat leveren

6%

30%

15%

29%

20%

Korte THT datum

9%

23%

44%

4%

20%

Ander merk dan besteld

16%

15%

15%

13%

15%

 

Hoe lang is men gemiddeld klant bij een grossier

Hoe lang klant

Restaurant

Cafetaria

< 1 jaar

5%

4%

1 tot 2 jaar

5%

15%

2 tot 4 jaar

14%

19%

4 tot 6 jaar

14%

22%

6 tot 8 jaar

19%

7%

8 tot 10 jaar

10%

4%

> 10 jaar

33%

30%

 

Besparing door slimmer inkopen

Besparing uitgedrukt in een percentage van de inkoopwaarde

Hoeveel kunt u besparen

Ondernemer
(niets)

Ondernemer
(2% of minder)

Ondernemer
(2% of meer)

Grossier
(2% of meer)

Een smaller assortiment

52%

30%

19%

38%

Een grotere afname

34%

20%

46%

50%

Bestellen via internet

51%

33%

15%

31%

Minder aflevermomenten

71%

15%

15%

63%

Eenheid in kratten

64%

24%

12%

31%

Betere bereikbaarheid

72%

17%

11%

25%

 

Leverfrequentie per week

Leverfrequentie

Vers

Vers

Diepvries

Diepvries

DKW

DKW

per week

Restaurant

Cafetaria

Restaurant

Cafetaria

Restaurant

Cafetaria

dagelijks

5%

-

10%

-

10%

-

3 x

19%

30%

19%

30%

14%

22%

2 x

10%

26%

24%

22%

33%

19%

1 x

19%

19%

29%

30%

19%

33%

1 x per 3 wkn

5%

4%

5%

4%

5%

11%

n.v.t.

43%

22%

14%

15%

19%

15%

 

Tijd is geld!

*       Een chef-kok van een klein restaurant kost de werkgever € 0,30 per minuut ;

*       Een gemiddeld restaurant in Nederland heeft een omzet van € 400.000;

*       Het bijpassende inkooppercentage volgens HINC is 30%;

*       3% besparen op deze inkoop betekent dus € 12.000 (€ 1.000 per maand);

*       € 1.000 besparen staat gelijk aan een omzet (incl.) van € 18.000 (bij een gemiddeld rendement van ± 6%);

*       Besparen is ongelijk aan winst, echter hoeveel klanten vertegenwoordigen die € 18.000?

Wat betekent een besparing van 2% op de inkoop

Uitgangspunt is één besparing van 2%, maar door meerdere acties kan meer bespaard worden.

Opbouw van de horeca

Hotel

Restaurant

Cafetaria

Café

Totaal

Aantal bedrijven

2.829

10.386

9.716

18.628

41.559

Inslagpercentage

16%

32%

30%

34%

-

Omzet excl. BTW

€ 2,8 mld.

€ 3,7 mld.

€ 2,9 mld.

€ 2,2 mld.

€ 11,6 mld.

Totale inkoopwaarde

€ 450 milj.

€ 1,2 mld.

€ 870 milj.

€ 750 milj.

€ 3,25 mld.

Besparing van 2% is

€ 9 miljoen

€ 24 miljoen

€ 17 miljoen

€ 15 miljoen

€ 65 miljoen

 

Verwerkingstijd van 1 factuur

Hoe lang is een ondernemer minimaal bezig met het verwerken van een factuur.

Verwerkingstijd

Hotel

Restaurant

Cafetaria

Café

Totaal

Zelf halen

2 min.

3 min.

4 min.

3 min.

4 min.

Laten bezorgen

6 min.

3 min.

3 min.

3 min.

3 min.

 

Duur van de inkoopadministratie

Wat is de duur van de inkoopadministratie in uren per week

Duur

Hotel

Restaurant

Cafetaria

Café

minder dan 0,5 uur

21%

15%

7%

13%

1 uur

21%

17%

30%

17%

2 uur

21%

36%

44%

29%

3 of 4 uur

3%

21%

15%

13%

5 of 6 uur

7%

9%

-

8%

 

Aantal facturen

*       Gemiddeld 4 grossierfacturen per week;

*       Minimaal 2 grossiers;

*       Al snel 30 facturen per maand;

*       Hier komen non-food facturen nog bij;

*       Ondernemers geven aan in 3 minuten één factuur te verwerken;

*       Bij een gedetailleerde uitsplitsing is al snel 5 minuten per factuur nodig;

*       Totale administratieve belasting is feitelijk nog hoger.

Wie is verantwoordelijk voor de keuze van een grossier

*       96% van de ondernemers bepaalt de keuze van de leverancier;

*       19% van de leidinggevenden in de keuken en restaurant bepaalt;
(mede) de keuze van de leverancier;

*       2/3 van ondernemers plaatst zelf de bestelling;

*       De helft van de leidinggevenden in de keuken en restaurant plaatst (mede) de bestelling.

Vergelijken

Hotel

Restaurant

Cafetaria

Café

Vergelijkt u verschillende aanbieders?

84%

70%

85%

64%

 

Waarop wordt vergeleken bij de selectie van grossier

Vergelijking aanbieders

Hotel

Restaurant

Cafetaria

Café

Totaal

Bezoek vertegenwoordiger

43%

28%

56%

28%

38%

Folders

36%

70%

67%

61%

60%

Internet

32%

39%

33%

28%

35%

Collega's

14%

37%

22%

17%

25%

 

Belangrijkste keuzeargumenten

Totaal

Dicht in de buurt

54%

Afspraak met hoofdkantoor

36%

Levering aan huis

14%

Scherpe prijsstelling

12%

Goede service

12%

Goede prijs/kwaliteitverhouding

12%

 

Bestelling in cijfers

Bestelwijze

Totaal

Online (internet)

22%

Offline (inbellen en versturen)

7%

Telefoon

24%

Fax

48%

 

Bezorgen of zelf halen?

Waarom zelf halen

Waarom bezorgen

*       zien, ruiken en proeven

*       à la minute beslissen

*       ideeën opdoen (innovatie)

*       tijdsbesparing

*       temperatuurbehoud

*       verantwoordelijkheid hygiëne

Gemiddelde reistijd naar de grossier is 23 minuten.

 

Bezorgen?

Restaurant

Cafetaria

Bezorging

74%

82%

Zelf halen

11%

4%

Beide

15%

15%

 

Kostenopbouw van het bestelproces

Grossier

Activiteit

Ondernemer

Ondernemer

-

Bestelling plaatsen

20 min.

€ 10

€ 15

Bestelling opnemen

-

-

€ 30

Bestelling klaarzetten

-

-

€ 50

Bestelling afleveren / ontvangen

25 min.

€ 9

€ 10

Factureren

-

-

-

Betalen en administreren

8 min.

€ 5

€ 105

Kosten totaal

53 min.

€ 24

 

Totale kosten DKW bestelling

Grossier

Activiteit

Ondernemer

€ 105

Kosten per bestelling

€ 24

40.000

Aantal horecabedrijven

40.000

2,85

Aantal bestellingen per week

2,85

50

Aantal weken

50

5,7 miljoen

Aantal orders per jaar

5,7 miljoen

€ 598,5 miljoen

Kosten orders per jaar

€ 136,8 miljoen

-

Kosten per ondernemer per jaar

€ 3.420

€ 157,5 miljoen

Bevoorradingsvoordeel bij 1x minder bestellen per week

€ 36 miljoen

 

Het effect

Door één keer minder per week te laten beleveren:

*       Bespaart de ondernemer € 36 miljoen;

*       Bespaart de grossier € 158 miljoen;

*       Totale besparing: € 194 miljoen;

*       Totale inkoopwaarde: € 3,25 miljard;

*       Besparing op de inkoopwaarde: 6%;

*       Dit is gelijk aan de optelsom van de winst van alle grossiers in Nederland!

De pot verdelen

*       Wie komt die 194 miljoen uit het voorbeeld toe?

*       Goed gedrag belonen heeft direct effect op het gedrag;

*       Voorwaarde is dat het effect direct zichtbaar wordt;

*       Via een beloning zijn schakels in de supply chain direct te sturen;

*       Het is dus zaak om het voordeel over zowel leveranciers als ondernemers te verdelen;

*       Zonder een beloning voor goed gedrag, blijft alles bij het oude!

Dus...

Als de kosten transparant zijn, kan gewenst gedrag worden beloond en kan er ook effectief worden ingespeeld op onnodige kostenposten als:

*       Nog steeds 2,2 miljoen handmatig opgenomen orders;

*       3,3 miljoen van de leveranciersorders na 17:00 uur wordt verzameld tegen + 50% loonkosten;

*       25% van de palletplaatsen (€ 6 per week, los van het ontvangst en extra orderpick) kan verdwijnen door rationalisering van het leveranciersassortiment;

*       Circa 500 vrachtwagens die in de middag stil staan;

*       Naar 40.000 ondernemers 32 miljoen facturen worden verzonden!

Oplossingsrichting grossiers

*       Online bestellen stimuleren:

o    tweezijdig goedkoper;

o    meer inzicht in back-orders;

o    inzicht in norm bestelomvang;

*       Inzicht geven in gebruikseenheden en prijzen per persoon om calculaties te vergemakkelijken;

*       Angst wegnemen voor een bonus-malus systeem. Door het invoeren worden de professionals beloont en de minder vaardigen gestuurd;

*       Voorwaartse integratie door middel van het adviseren en meedenken met de afnemer;

*       Pro-actief kennis delen met de ondernemers en adviseren hoe zij geld kunnen besparen door de werkprocessen te toetsen op gemak en kosten.

Oplossingsrichting ondernemers

*       Inkooptraining volgen om niet zelf het wiel te hoeven uitvinden;

*       Grossiers zien als kennispartner op minimaal de deelgebieden:

o    product;

o    proces;

o    prijs;

*       Menuplanning vertalen naar een meer constante  productie zodat de grossier niet de zwakste schakel in het werkproces is;

*       Bezorgfrequentie laten dalen;

*       Meten hoeveel tijd gemoeid is met het gehele inkoopproces. Hier reële kosten aan toewijzen;

*       In plaats van producten pakketten vergelijken op een structurele en op feiten gebaseerde basis;

*       Weten hoe leveranciers te beoordelen en vooral waarop;

*       Inzicht krijgen in verbruikte eenheden en de prijsontwikkeling van deze producten;

*       Niet alleen vraaggestuurd maar ook aanbodgestuurd inkopen;

*       Meer formulegericht dan productgericht denken.

 

 

 

 

Checklist leverancierscontracten  

U als horecaondernemer krijgt vaak mooie aanbiedingen van leveranciers die een handel hebben, waarin u geïnteresseerd bent. Denk aan tweedehands inventaris, keukenapparatuur, maar ook stuntprijzen in bijvoorbeeld zonweringen. Pas, zeker in deze tijden, op met wie u in zee gaat.

Juist in de horeca bestaat er veel malafide handel. Om te voorkomen dat u met een leverancier in zee gaat die op het rand van faillissement hangt of zich bezig houdt met malafide bedrijven, is het aan te raden om eerst een aantal zaken te checken.

Kredietwaardigheid

Er bestaan verschillende instanties waar u de kredietwaardigheid van een bedrijf kunt opvragen, om te kijken of zij nog wel aan hun financiële verplichtingen kunnen voldoen. Let op: het BKR registreert alleen de financiële status van consumenten. Wanneer u een kredietverzekering heeft afgesloten, kunt u bij die betreffende organisatie vaak registraties opvragen. Op bijvoorbeeld www.pyng.nl, kunt u gratis kijken hoe de bedrijfsactiviteiten ervoor staan. Tegen betaling kunt u daar bijvoorbeeld ook een financieel rapport opvragen.

Voorkom aanbetalingen

Het doen van aanbetalingen is wettelijk gezien niet verplicht. Leveranciers zetten wel vaak in hun algemene voorwaarden dat er een aanbetaling wordt verwacht, zodat zij ook zeker weten dat u het product daadwerkelijk afneemt. Eigenlijk is dit overbodig, omdat de ondertekende koopovereenkomst u al verplicht om het product af te nemen.

Juist in deze economische tijden kunt u begrip vragen aan de leverancier om geen aanbetalingen, of kleinere aanbetalingen te doen. Vaak zijn leveranciers bereid om de aanbetaling te laten zakken tot bijvoorbeeld 5 of 10% van de aankoopprijs, in plaats van 1/3 of de helft. Anders kunt u er natuurlijk altijd voor kiezen om met een andere leverancier zaken te gaan doen.

Keurmerk

Kijk altijd of het bedrijf een kwaliteitskeurmerk heeft.

Garantie

Biedt de leverancier garantie op de producten aan en wat zijn de voorwaarden daarvan. Voldoen de producten aan de kwaliteitseisen volgens bijvoorbeeld de ISO-normen? 

Aankoopbon

Zorg altijd voor een duidelijke aankoopbon, waarop tevens het logo van de leverancier vermeld staat. Vermijd handgeschreven bonnen. Zorg ook altijd dat de datum van aankoop er opstaat, dat de B.t.w. apart vermeld wordt en dat eventuele kortingen apart vermeld worden. Dit om onduidelijkheden te voorkomen.

Offertes

Kijk de offerte goed na of alle zaken die u besproken heeft, ook daadwerkelijk genoemd worden.  Wanneer u getekend heeft, kunt u vaak niet meer terug. Laat alles wat u wilt op schrift zetten en zorg er vooral voor dat u als ondernemer flexibel blijft.

Algemene voorwaarden

Vraag altijd naar de algemene voorwaarden van de leverancier en controleer de algemene voorwaarden op eventuele mogelijkheden tot wijzigingen in prijs of loopduur. Zorg ook hier dat u als ondernemer altijd flexibel blijft en probeer bepalingen aan te passen die u niet bevallen.

Onderhoudscontracten

Pas op voor bijkomende verplichtingen. In veel gevallen lijkt een aanbieding heel voordelig, maar blijkt u ondertussen vast te zitten aan jaarlijks terugkerend onderhoud, waar flinke kosten voor berekend worden.

Bestaande contracten nakijken

Kijk uw lopende contracten na. Wellicht zijn er mogelijkheden om voor andere leveranciers te gaan kiezen, of zijn er mogelijkheden tot  prijsverlagingen. Hiervoor kunt u ook contact opnemen met de afdeling Info & Adviesvia telefoonnummer 0348 489 411.

 

 

 


 

 

  • Restaurant

    Haren-Ems

    O.G. € 349.000

    INV/GW INCL.

  • Snackbar

    Vianden

    O.G. OP AANVRAAG

    INV/GW OP AANVRAAG

  • hotel-restaurant

    Gulpen-Wittem

    O.G. OP AANVRAAG

    INV/GW OP AANVRAAG